Kennisbank · Systemen
Excel vervangen door een webapplicatie
Draait een belangrijk deel van je bedrijf op een Excel-bestand met macro's? Zo herken je dat het tijd is voor een eigen applicatie, en zo pak je het aan.
Is een Excel-bestand met macro's bedrijfskritisch geworden, dan is een kleine webapplicatie vaak de logische volgende stap. Je houdt je eigen rekenregels en werkwijze, maar zonder de risico's van één bestand dat iedereen kan aanpassen.
Wanneer Excel te klein wordt
Excel is uitstekend om iets snel te regelen. Het wordt een risico als:
- meerdere mensen tegelijk in hetzelfde bestand moeten werken;
- er versies rondgaan per mail en niemand meer weet welke klopt;
- de macro's zijn gemaakt door iemand die er niet meer is;
- een per ongeluk aangepaste formule pas weken later opvalt;
- je het bestand wilt koppelen aan je boekhouding, webshop of planning.
Macro's, VBA en Power Query
Veel bedrijfskritische Excel-bestanden draaien op macro's in VBA, of halen gegevens op met Power Query. Juist die onderdelen zijn kwetsbaar. Ze breken als een kolom verschuift of een map een andere naam krijgt, ze werken soms alleen op de computer van de maker, en vaak weet alleen die maker wat ze precies doen.
Bij vervangen nemen we ze één voor één door: wat doet deze macro, wie gebruikt hem, en is hij nog nodig?
Waarom een applicatie en geen groter Excel-bestand
In een webapplicatie liggen de rekenregels vast in de software, niet in cellen die iedereen kan overschrijven. Iedereen werkt in dezelfde gegevens, je kunt bijhouden wie wat wijzigt, en het werkt in de browser, ook buiten kantoor of op een telefoon.
Je hoeft je werkwijze niet aan te passen aan een pakket. De applicatie doet wat je Excel-bestand nu doet, alleen betrouwbaarder.
Je opties
| Optie | Past als | Let op |
|---|---|---|
| In Excel blijven en het bestand opschonen | Weinig gebruikers, weinig verandering, een fout is niet ernstig | De risico's van één bestand blijven |
| Power Apps van Microsoft | Je werkt al met Microsoft 365 en wilt binnen dat platform blijven | Je hebt een Power Apps-licentie nodig (Microsoft) en blijft afhankelijk van het platform |
| Een standaardpakket | Wat je in Excel doet, is gangbaar werk | Jij past je aan het pakket aan, niet andersom |
| Een eigen webapplicatie | Je rekenregels en werkwijze zijn eigen en bedrijfskritisch | Een eenmalige investering |
Een goede eerste stap
Een Excel- of VBA-tool vervangen is meestal een overzichtelijk project met weinig risico. Het is daarom een goede manier om kennis te maken met opnieuw bouwen, voordat je aan een groter systeem begint.
Zo pakken we het aan
- We kijken samen welke tabbladen, formules en macro's echt gebruikt worden, en door wie.
- Je krijgt een inschatting in uren.
- We bouwen de applicatie in stappen en jij beslist mee over elke functionele keuze.
- We toetsen met je eigen gegevens: dezelfde invoer in Excel en in de nieuwe applicatie moet hetzelfde resultaat geven. Je betaalt pas als het werkt zoals afgesproken.
- Je gegevens gaan mee. Code, rechten en hosting komen op jouw naam.
Wat bepaalt de kosten?
- het aantal tabbladen, formules en macro's dat echt gebruikt wordt;
- hoe ingewikkeld de rekenregels zijn;
- koppelingen met andere software;
- het aantal gebruikers en wie wat mag zien.
Je krijgt vooraf een inschatting in uren. Meer uren komen er alleen met jouw akkoord.
Wanneer je beter in Excel blijft
Gebruikt één persoon het bestand, verandert er weinig en is een fout niet ernstig? Dan is Excel prima. Een applicatie loont pas als het bestand bedrijfskritisch is geworden.
Veel voorkomende Excel-systemen
- Offertes en calculaties: lees calculatie- en offertesoftware op maat.
- Planning van monteurs en werkbonnen: lees werkbonnen en monteursplanning op maat.
- Orders en klantprijzen: lees orderverwerking op maat voor de groothandel.