Access-database vervangen door een webapplicatie

Een Access-database vervang je door hem na te bouwen als webapplicatie: dezelfde gegevens en dezelfde werkwijze, maar in de browser en met meerdere mensen tegelijk. De broncode van je oude bouwer heb je daarvoor niet per se nodig.

Bestaat Access nog?

Ja. Access zit in Microsoft 365 Business Standard, Business Premium en Microsoft 365 Apps for business (Microsoft), en de losse versie Access 2024 krijgt updates tot oktober 2029 (Microsoft).

Oudere losse versies krijgen geen updates meer. Voor Access 2016 en 2019 stopte dat op 14 oktober 2025 (Microsoft), voor Access 2021 op 13 oktober 2026. Lees wat dat betekent. Access bestaat dus nog, maar vraagt wel dat je bijblijft.

Waarom Access gaat knellen

Access is ooit gekozen omdat het snel en goedkoop een eigen systeem opleverde. Dat werkt prima tot het bedrijf groeit. Dan zie je meestal een paar van deze dingen:

Alleen op kantoor. Access draait op Windows-computers waar Access op staat. Thuiswerken, of een collega die onderweg iets wil opzoeken, gaat niet zomaar.
Met meer mensen tegelijk wordt het lastig. De database is vaak één bestand op een netwerkschijf. Microsoft noemt 255 gelijktijdige gebruikers als technische grens, maar een gedeeld bestand wordt gevoeliger voor haperingen en beschadiging naarmate meer mensen tegelijk werken.
De 2 GB-grens. Een Access-database mag maximaal 2 gigabyte groot zijn (Microsoft). Groeit je historie, dan moet je gaan archiveren of splitsen.
Koppelen is moeizaam. Een webshop, een boekhoudpakket in de cloud of een klantportaal laat zich slecht aan een Access-bestand hangen.
Eén persoon kent het. Vaak heeft één bouwer het systeem in de loop der jaren uitgebreid. Stopt die, dan weet niemand meer precies hoe het werkt.

Wat er in een Access-database zit

Een Access-database is meer dan een paar tabellen. Er zitten meestal ook in:

queries, die gegevens combineren en berekenen;
formulieren, de schermen waarin je werkt;
rapporten, zoals pakbonnen, facturen of overzichten;
VBA-code en macro's, met de regels achter de knoppen.

Juist in de queries en de VBA-code zitten vaak de bedrijfsregels die niemand meer kent. Bij vervangen halen we die eerst boven. Oude databases zijn soms nog een .mdb-bestand, het formaat van voor Access 2007; nieuwere zijn een .accdb. Beide kunnen we lezen.

Een nieuwe Access-programmeur, of vervangen?

Zoek je een Access-programmeur omdat je bouwer stopt? Voor een kleine aanpassing is dat vaak de snelste weg. Maar de afhankelijkheid los je er niet mee op: je ruilt de ene specialist in voor de andere, en de beperkingen van Access blijven. Vervangen kost eenmalig meer, maar daarna zit je niet meer vast.

Je opties op een rij

Optie	Past als	Let op
Access houden en laten onderhouden	Het systeem werkt, er zijn weinig gebruikers en er verandert weinig	Afhankelijkheid en beperkingen blijven
Tabellen naar SQL Server of Dataverse, Access blijft als scherm	Je loopt tegen de 2 GB-grens of het gedeelde bestand aan, maar de schermen voldoen nog	De schermen blijven Access, dus Windows en een Access-licentie. Voor Dataverse heb je ook een Power Apps-licentie nodig (Microsoft)
Een standaardpakket	Je werkwijze is gangbaar en een pakket dekt hem	Jij past je aan het pakket aan, niet andersom
Opnieuw bouwen als webapplicatie	Je werkwijze is eigen en het systeem is bedrijfskritisch	Een eenmalige investering

Wanneer Access prima is

Werken er een paar mensen mee, op kantoor, verandert er weinig, is er iemand die het betrouwbaar onderhoudt en zit je op een versie die updates krijgt? Dan is Access een prima keuze. Vervang niet om het vervangen.

Zo verloopt vervangen

In kaart brengen. We lopen samen de formulieren, rapporten en lijstjes door die echt gebruikt worden. Wat niemand gebruikt, laten we vallen.
Inschatting in uren. Op basis van de database en het werkende systeem. De broncode is handig, maar niet nodig.
Bouwen in stappen. Na elke stap kijk je mee en beslis je over functionele keuzes. Access blijft draaien tot het nieuwe systeem klaar is.
Toetsen met je eigen gegevens. Dezelfde orders of invoer gaan door het oude en het nieuwe systeem. Zo is meetbaar of het nieuwe systeem werkt zoals afgesproken, en pas dan betaal je.
Overzetten en overdragen. Je gegevens gaan mee. Code, rechten en hosting komen op jouw naam.

Werk je in de groothandel? Lees dan ook orderverwerking op maat voor de groothandel.

Wat bepaalt de kosten?

het aantal formulieren en rapporten dat je echt gebruikt;
hoeveel logica er in de queries en de VBA-code zit;
koppelingen met andere software, zoals je boekhouding;
de kwaliteit van de gegevens die mee moeten;
het aantal gebruikers en wie wat mag zien.

Je krijgt vooraf een inschatting in uren. Meer uren komen er alleen met jouw akkoord.

Bouwer weg of te duur?

Stopt je Access-bouwer, of wil je verder met een andere partij? Lees dan maatwerksoftware laten overnemen.

Wat je alvast kunt doen

Zet op een rij wie het systeem heeft gebouwd, waar het bestand staat, hoe groot het is en wie er dagelijks mee werkt. Met die gegevens is een verkennend gesprek al nuttig.