Maatwerksoftware overnemen door een andere partij

Overstappen van softwareleverancier kan op twee manieren: de nieuwe partij neemt het bestaande systeem over zoals het is, of bouwt het opnieuw. Welke past, hangt af van hoe oud de techniek is en hoe goed de code in elkaar zit.

Waarom bedrijven overstappen

• Onderhoud en uurtarieven stijgen, terwijl er weinig verandert.
• Kleine wijzigingen worden dure offertes met lange levertijden.
• De leverancier groeit en jouw systeem krijgt minder aandacht.
• Je wilt minder afhankelijk zijn van één partij.

Twee routes

Overnemen zoals het is. Een nieuwe partij leert je systeem kennen en gaat het onderhouden. Dat werkt als de techniek nog updates krijgt en de code begrijpelijk is. Je verandert van leverancier, maar niet van situatie: het systeem blijft wat het is.

Opnieuw bouwen. Het systeem wordt nagebouwd op gangbare techniek, met code en rechten op jouw naam. Daarna kies je zelf wie het onderhoudt, ook als dat een andere partij is dan wij. Dit is de route die wij doen.

Wat je nodig hebt van je huidige leverancier

Om je systeem over te nemen zoals het is, heeft een nieuwe partij de broncode en documentatie nodig. Voor opnieuw bouwen is de broncode handig, maar niet nodig. Het werkende systeem, de database en jouw uitleg zijn genoeg. Dat maakt je minder afhankelijk van de medewerking van je oude leverancier.

Checklist voor de overdracht

• Broncode, in de versie die nu draait
• Volledige export van de database, met een beschrijving van de tabellen
• Toegang tot server, hosting, domein en DNS
• Accounts, wachtwoorden en certificaten
• Licenties van software die het systeem gebruikt
• Documentatie, en een lijst van bekende fouten en lopende wensen
• Een contactpersoon voor vragen tijdens de overstap
• De datum waarop de oude dienst stopt

Zo verloopt de overstap

1. Verkennend gesprek. Welke systemen heb je, wie beheert ze en waar knelt het?
2. Route en inschatting in uren. Met een planning die je bedrijf niet stillegt.
3. Bouwen in stappen. Het oude systeem blijft draaien tot het nieuwe klaar is.
4. Toetsen met je eigen gegevens. Je betaalt pas als het nieuwe systeem werkt zoals afgesproken.
5. Overdracht. Code, rechten en hosting komen op jouw naam. Beheer en doorontwikkeling kunnen bij ons, maar dat hoeft niet.

Pas opzeggen als het nieuwe systeem werkt

Zeg pas op als het nieuwe systeem draait en je gegevens over zijn. Zo ben je nooit een dag zonder. Houd wel rekening met de opzegtermijn, zodat je niet langer dubbel betaalt dan nodig.

Wat bepaalt de kosten?

Bij overnemen zoals het is, hangt het vooral af van hoe snel een nieuwe partij de code begrijpt. Bij opnieuw bouwen van wat het systeem doet: het aantal schermen en rapporten, de rekenregels, de koppelingen en de staat van je gegevens. Je krijgt vooraf een inschatting in uren, en meer uren komen er alleen met jouw akkoord.

Herken je de signalen nog niet helemaal? Lees vijf signalen dat je maatwerksoftware aan vervanging toe is.